نحوه برگزاری یک جلسه کاری مفید و پربازده

380
نحوه برگزاری یک جلسه کاری مفید و پربازده
لینک کوتاه مطلب : http://birclick.com/M6JKg

نحوه برگزاری یک جلسه کاری مفید و پربازده

نحوه برگزاری یک جلسه کاری مفید : یکی از کارهای روزمره همه مدیران و کارشناسان و کارمندان در نظام اداری دولتی و عمومی و شرکتهای خصوصی برگزاری جلسات به منظور هماهنگی و تصمیم سازی و تصمیم گیری است .

آنقدر برگزاری جلسات در برنامه های روزمره شیوع دارد که گاه فراموش می شود همه ما در برگزاری جلسات دچار آسیب های زیاد و نقاط ضعف فراوان هستیم و همین ضعفها منجر به کاهش راندمان جلسات و گاه ملال آور شدن این جلسات می شود و طبیعتا باید برای آن فکری کرد و چاره ای اندیشید .

این آسیب ها آنقدر در جلسات کاری از پایین تا بالاترین سطوح زیاد شده است که برخی جلسات کاری را مفری برای فرار از انجام کار ها می دانند و جلسات را بی فایده و وقت گیر تلقی می کنند.

نحوه برگزاری یک جلسه کاری مفید و پربازده
نحوه برگزاری یک جلسه کاری مفید و پربازده

اغلب اوقات جلسات اداری بجای اینکه راهگشای مسائل و مشکلات حقیقی شرکت یا سازمان باشند، با اتلاف وقت مدیر و کارمندان، بازدهی شرکت را پایین می‌آورند.

در تئوری، مدیران و کارمندان در جلسات کاری باید اطلاعاتشان را به‌روز کنند، با یکدیگر تبادل‌ نظر کنند و در مورد مسائل مختلف، تصمیم‌گیری کنند. در واقعیت اما، جلسات کاری معمولاً هیچ دستاورد مهمی ندارند .

در این بخش از مجله اینترنتی بیر کلیک قصد داریم نحوه برگزاری یک جلسه کاری مفید و پربازده را مورد بررسی قرار دهیم . لطفا همراه ما باشید .

نحوه برگزاری یک جلسه کاری مفید و پربازده
نحوه برگزاری یک جلسه کاری مفید و پربازده

۱ – مدیریت زمان جلسات

جلسات کاری را کوتاه و شیرین نگه‌دارید . سعی کنید برای هر جلسه ۳۰ دقیقه زمان بگذارید. اگر می‌توانید تصمیمات را در مدت کوتاه‌تری اتخاذ کنید، بهتر است طول جلسات از این هم کمتر باشد.

شرکت‌کنندگان را بر اساس نیاز به حضور آن‌ها به جلسات دعوت کنید؛ نه اینکه صرفاً هر اسمی که به ذهنتان آمد در لیست حضار بگنجانید. لازم نیست از یک دپارتمان، ۳ نفر در یک جلسه حضور داشته باشند. از هر واحد فقط یک نفر را به جلسه دعوت کنید و اجازه بدهید ۲ نفر دیگر، در این مدت به کارشان مشغول باشند. همان یک نفر می‌تواند تصمیمات و نتایج را به تیم گزارش بدهد.

۲ – آماده سازی دستور کار جلسه

با اطمینان از اینکه دستور کار جلسه روشن و واضح است، بر هدف خود متمرکز شوید. باید کاملاً مشخص باشد که این جلسه با چه هدفی برنامه‌ریزی‌ شده، چه چیزی قرار است مورد بحث قرار بگیرد و انتظار دارید چه نتیجه‌ای از آن حاصل شود.

این اطلاعات را حداقل ۴۸ ساعت قبل از جلسه به کارمندانتان اعلام کنید و به آن‌ها زمان کافی بدهید تا خودشان را برای جلسه آماده کنند و ایده‌ها و افکارشان را نظم بدهند . به‌ این‌ترتیب شما در شروع جلسه مجبور نیستید زمان زیادی به توضیح و شرح مسائل بگذرانید و می‌توانید بلافاصله وارد اصل موضوع شوید و به راه‌حل‌ها و پیشنهادات بپردازید. به‌علاوه شما وقت کافی در اختیار خواهید داشت که بحث‌های مفید و معنی‌داری داشته باشید و تصمیمات بهینه‌تری بگیرید .

۳ – تمرکز بر هدف

یکی از بزرگ‌ترین مشکلات جلسات کاری این است که اغلب اوقات بحث از مسیر اصلی خود خارج می‌شود. بسیاری از اوقات بحث به سمت مسائلی کشیده می‌شود که هرچند جالب هستند، ولی به دستور اصلی جلسه ربطی ندارند. راه‌ حل این است که مسئول هدایت جلسه، مکالمات را به شیوه‌ای مدیریت کند که موضوع اصلی جلسه، مورد بررسی قرار بگیرد.

تمام مکالماتی که مسیر جلسه را منحرف می‌کنند باید متوقف شوند. بعلاوه تمام مباحثاتی که بدون اطلاعات و شواهد و مدارک پیش می‌آیند، باید خاتمه پیدا کنند.

به یاد داشته باشید که این جلسه برای حل یک مشکل واقعی تشکیل‌ شده است، نه برای اینکه افراد افکار مختلف خود را تخلیه کنند. متمرکز بودن بر هدف به شما کمک می‌کند که به نتایج موردنیاز خود دست‌ یابید.

نحوه برگزاری یک جلسه کاری مفید و پربازده
نحوه برگزاری یک جلسه کاری مفید و پربازده

۴ – انتخاب ناظر برای جلسه

یکی دیگر از مشکلات جلسات کاری این است که هیچ‌کس مسئولیت آن‌ها را نمی‌پذیرد. مشخص است که هر جلسه، باید یک ناظر و هادی داشته باشد؛ ولی ازآنجاکه این وظیفه بدون پاداش و قدردانی باقی می‌ماند، کسی حاضر نیست زحمت و مسئولیت آن را قبول کند.

۵ – کوتاه سازی جلسات

هیچ کس از جلسات طولانی خوشش نمی آید، بنابراین آنها را کوتاه و و جذاب نگه دارید. اگر لازم است به موردی بیشتر بپردازید، جلسه ی جداگانه ای برای آن تنظیم کنید. هیچ کس جلسات کوتاهی که اهداف همه در آنها تأمین می شود را از دست نخواهد داد.

۶ – ممنوع کردن عوامل حواس پرت کن

برای شرکت کنندگان در جلسات قانون منع استفاده از موبایل وضع کنید و به آن پایبند بمانید. هیچ کس در حالی که مشغول پیام دادن به دیگران است نمی تواند روی موضوع جلسه تمرکز داشته باشد. وقتی تمام عوامل حواس پرت کن را حذف کنید دیگر مجبور نخواهید بود حرف هایتان را تکرار کنید.

۷ – تعویض متناوب مکان جلسه

خیلی از معلم ها و اساتید در روزهایی که هوا خوب است کلاس خود را در فضای باز و یا در محل متفاوتی برگزار می کنند . هیچ دلیلی ندارد که شما نیز نتوانید یک هفته جلسه ی خود را در سالن جلسات، هفته ی بعد در کافه تریا، و هفته ای دیگر در یک کافی شاپ نزدیک به محل کارتان برگزار کنید . اگر قادر نیستید محل جلسات را تغییر دهید، با مشخص کردن صندلی هر نفر، حداقل ترتیب نشستن افراد دور میز جلسات را تغییر دهید. همه تمایل دارند هر هفته سر جای مشخص و در کنار افراد معینی بنشینند. آنها را تشویق کنید جای خود را عوض کنند.

 

نحوه برگزاری یک جلسه کاری مفید و پربازده نوشته شده در تاریخ : توسط کاربر
به اشتراک بگذارید...
Like
Like Love Haha Wow Sad Angry

پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

پنج × سه =